При европейски проект преговори с доставчици се водят при условие, което не срещате почти никъде другаде. Срокът е публичен. Записан е в договор, който всеки може да провери. Включително човекът, от когото купувате.
Това променя цялата динамика. В обикновената сделка двете страни имат приблизително еднакво време и всяка може да стане от масата. При проект с краен срок за изпълнение времето е само на едната страна — и това не сте вие.
В първия епизод на подкаста на Hills of Business психологът и медиатор Петър Петров описва механиката на натиска и едно конкретно противодействие, което се превежда дословно върху управлението на проект.
Защо срокът е ценообразуващ фактор
Цената, която ви дава доставчик, не е функция само на количеството и спецификацията. Тя е функция и на това колко алтернативи имате и колко време имате да ги потърсите.
При проект по оперативна програма тези две променливи са видими отвън. Доставчикът знае кога е подписан договорът, колко трае периодът на изпълнение и че отчетите имат фиксирани дати. Ако първата ви заявка тръгва три седмици преди крайния срок, офертата, която ще получите, не е пазарна. Тя е цена за купувач без алтернатива.
Най-простото противодействие е да се събират оферти преди да са ви нужни. В етапа на подготовка, когато още не сте кандидатствали, цените са други — не защото доставчикът е недобронамерен, а защото тогава вие сте обикновен клиент, а не клиент с часовник над главата.
Тези ранни оферти вършат двойна работа. Във формуляра за кандидатстване те са доказателство за обоснованост на бюджета. По-късно, при реалната покупка, са вашата база за сравнение. Без тях приемате първата цифра, която чуете, защото нямате с какво да я сравните.
Противодействието е една крачка назад
„Противодействието е винаги да отстъпите една крачка назад. Почувствате ли се притиснати? Това е напълно субективно.“
— Петър Петров
Изречението звучи като съвет за спокойствие, но е техническо указание. Натискът работи, само докато стоите в него. Ако излезете за един ден, структурата на решението се променя, защото емоцията, която го тласка, не се задържа денонощно.
В контекста на проект крачката назад не е да откажете сделката. Това рядко е възможно — доставката трябва да се случи. Тя е да прекъснете разговора в момента, в който усетите, че вземате решение от тревога, а не от сметка.
И тук е мястото за едно трезво наблюдение от практиката: един ден разлика почти никога не разваля график. Едно прибързано „да“ разваля бюджета за целия период на изпълнение. Пропорцията между двата риска е толкова неравна, че отлагането с денонощие почти винаги се изплаща.
Скритата цена на бързото решение
Има втора причина, специфична за еврофинансирането, и тя рядко се споменава в разговорите за преговори. Решение, взето под натиск, обикновено е и решение с лоша документация.
Когато се бърза, се пропуска втората сравнителна оферта. Приема се спецификация, която не съвпада буквално с описаната в проекта. Подписва се договор без ясна клауза за срок на доставка. Затваря се позиция, за която няма три оферти, защото нямаше време да се съберат.
Всяко от тези неща е поносимо само по себе си. Заедно те се превръщат в констатация при проверка две години по-късно, когато никой от екипа не помни защо тогава е било спешно. Финансовата корекция се изчислява върху стойността на разхода, а не върху отстъпката, която сте спечелили.
Защо доволният доставчик струва повече от отстъпката
В разговора има една реплика, която заслужава да се запомни от всеки, който управлява проект с дълго изпълнение.
„Когато става дума за декларативно съгласие, може да се измъкне дори насилствено. Много лесно. Въпросът е, че този човек след три дни вече няма да е щастлив от тая покупка.“
— Петър Петров
При еднократна покупка това е чужд проблем. При проект с деветнадесетмесечен период на изпълнение това е вашият проблем, и той се разгръща бавно.
Доставчик, който е приел цена под натиск, не се оплаква. Той просто престава да прави нещата, за които няма договорно задължение. Доставката идва в последния допустим ден, а не две седмици по-рано. Фактурата и приемо-предавателният протокол се изпращат след третото напомняне. Гаранционното обслужване се превръща в преговор.
А сроковете по договора за безвъзмездна финансова помощ не търпят обяснения. Сметнато накрая, трите процента, спечелени с натиск, често излизат по-скъпи от целия си размер.
Сигналите в офертата, когато отсреща знаят
Доставчик, който е разбрал, че купувате по проект, рядко го казва. Промяната се вижда в самата оферта и обикновено идва на три места.
Първото е срокът на валидност. Оферта, която обикновено важи трийсет дни, изведнъж важи седем. Това не е административна дреболия, а часовник, поставен върху вашия. Реакцията работи: искате писмено удължаване с мотива, че сравнявате спецификации. Доставчик, който държи на сделката, ще удължи. Доставчик, който откаже без обяснение, ви е казал нещо полезно за начина, по който ще работи и след подписа.
Второто място е цената за експресна доставка, която се появява като отделен ред или като по-висока обща сума с бележка „при поискан кратък срок“. Тук си струва да поискате и двете цени — при стандартен и при съкратен срок — и разликата да се погледне като самостоятелно решение. Понякога десет дни по-рано струват колкото цялата отстъпка, за която сте се борили. Разделянето на двете числа връща разговора към сметка.
Третото е авансовото плащане. Искане за петдесет или сто процента аванс при купувач по проект не е случайно: авансът затваря вратата ви към алтернатива по-плътно от всеки договор. Ако авансът е неизбежен, поне го обвържете с дата на доставка и с конкретна последица при забава. Аванс без такава връзка е предплатено изчакване.
Цената не е общата стойност
При проектна доставка сравняването на две числа от два имейла е най-скъпата грешка, която може да се направи бързо. Числото в офертата е само част от това, което ще платите.
Останалото се разпределя в шест позиции, които рядко влизат в таблицата за сравнение: транспорт и застраховка до обекта, монтаж и пускане в експлоатация, обучение на персонала, гаранционен срок, наличност на резервни части и време за реакция при повреда. Всяка от тях има цена — или се плаща сега, или се плаща по-късно и обикновено в по-лош момент.
Последните две тежат най-много точно при еврофинансиране. Оборудване, което спира за три седмици в очакване на част, не е просто неудобство — то е риск за изпълнението на индикаторите, записани в договора ви. Ако машината трябва да е произвела определено количество или да е обслужила определен брой клиенти до отчетна дата, всяко чакане се превръща в разход, който никой не е предвидил.
Затова разликата между гаранция от една година и гаранция от три при период на изпълнение от година и половина не е въпрос на предпочитание. Единият вариант покрива целия проект, другият ви оставя открити в най-чувствителната му част. По-ниската цена с по-къса гаранция често е по-скъпа още преди да е изтекъл проектът, а не след него.
Практичното решение е една таблица с колони за всяка от тези позиции и запитване, което ги изисква изрично. Доставчиците, които попълват всички редове, вече са ви показали как работят.
Какво да не казвате в първия разговор
Има едно изречение, което променя офертата повече от всяка техника за преговори: „трябва ми до края на месеца, защото имам проект“.
Това не е хитруване и не е криене на истината. Информацията просто не е необходима за офериране. Доставчикът има нужда от спецификация, количество и желан срок на доставка. Няма нужда да знае какво се случва с вас, ако закъснее.
Същото важи и за бюджета. Ако в проекта е заложена сума за дадена машина, тази сума е ваш вътрешен таван, а не отправна точка за офериране. Доставчик, който знае тавана ви, няма причина да оферира под него.
Вторият доставчик като застраховка
Най-силният ход срещу натиска не се прави в момента на преговора. Прави се месеци преди това, с едно скучно усилие: за всяка ключова позиция от бюджета да имате поне един действащ втори доставчик.
Действащ означава нещо конкретно: говорили сте с него през последните шест месеца, имате писмена оферта, знаете срока му на доставка и той знае кой сте. Не означава име в списък.
Не е нужно да го споменавате на преговорите. Заплахите с алтернатива обикновено влошават отношението, без да подобрят цената. Работи самото съществуване на алтернативата, защото тя променя вас. Човек с избор говори различно, дори когато не казва нито дума за него. Това е същата крачка назад, само че направена превантивно.
Кой в екипа има право да каже „да“
Човекът, който води комуникацията с доставчиците, обикновено е и човекът, който отговаря за графика. Той усеща натиска най-силно, защото закъснението е негов проблем преди да стане проблем на всички. Точно затова той е най-лошият възможен човек за окончателното решение при цена извън предвидената.
Разделянето е просто: който преговаря, не подписва. Окончателното одобрение над определен праг се дава от друг човек — ръководителя на проекта, собственика, финансиста — който няма пряк контакт с доставчика и не е бил в разговора. Този човек вижда само две неща: цената и обосновката. Не вижда изражението отсреща, не помни любезния тон и не носи умората от три седмици съгласуване.
Когато алтернатива вече няма
Понякога превенцията не се е случила — срокът е притиснал, вторият доставчик не съществува, а доставката трябва да стане. Преструването, че сте в силна позиция, в такъв момент само влошава резултата, защото отсреща го виждат.
Тогава целта се сменя. Не се борите за цената, а за всичко останало, което още е отворено. Цената вече е почти фиксирана от обстоятелствата, но датата на доставка, неустойката при забава, срокът за реакция при рекламация, обучението и резервните части не са. Доставчик, който е получил своята цена, обикновено отстъпва по тези точки без съпротива — за него те струват малко, за вас струват целия проект.
Второто, което се прави, е документирането. Записва се защо е избран този доставчик, кога са поискани другите оферти и какви отговори са получени. Отказ по имейл или липса на отговор в разумен срок е доказателство. Проверката две години по-късно не пита дали цената е била добра, а дали изборът е обоснован и проследим.
И третото: приемо-предавателният протокол се вписва като условие за плащане, а не като формалност след него. Договор, в който плащането следва подписан протокол, ясна дата на доставка и неустойка при забава, връща част от изгубената позиция, без да се налага да преговаряте за цената, която вече сте приели.
Три навика, които струват повече от тактиките
Ако трябва да се сведе до нещо, което се вписва в процедурата на екипа, то е това.
Събирайте оферти в етапа на подготовка, а не след подписване на договора. Отделяйте информацията за срока от запитването за цена. И оставяйте едно денонощие между последната оферта и подписа, когато графикът го позволява.
Нито едно от трите не е техника за преговаряне. Всичките са начини да не се окажете в позиция, в която трябва да преговаряте от слабост.
Източник
Цитатите са от разговора на Димитър Димитров с психолога и медиатор Петър Петров в първия епизод на подкаста на Hills of Business. Целият разговор, с видео и пълен текст, е тук: Епизод 1: Как да водим успешни преговори — с психолога Петър Петров.